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Coaching & Spiritualité

Comment mieux gérer votre temps ?

Comment mieux vous organiser ?

Van Bunderen Olivier

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Introduction.

Parfois, dans notre vie professionnelle, l’on se retrouve avec un vide de travail. Mais nos chers amis indépendants le savent très bien, ce n’est malheureusement ou heureusement pas le quotidien.

Souvent, même, à l’inverse, il nous arrive d’être submergés par une liste des tâches « à faire » imposante et qui, aux premiers abords, peut nous paraître indigeste.

Aujourd’hui, j’ai décidé de vous proposer quelques astuces qui me permettent d’occuper 4 boulots à temps plein, mais aussi de pouvoir voyager, voir mes amis, rendre visite à ma famille, bref, de dégager du temps pour moi et pour mon épouse.

Investir du temps pour bien faire les choses.

Vous venez sans doute chercher dans cet article un moyen une méthode pour « gagner du temps ». Cependant, sachez que cela demande justement d’en consacrer un peu pour la mettre en place. Ne le voyez pas comme une « perte de temps », mais plutôt comme un investissement en banque (oui, dans mon passé les livrets d’épargne existaient encore).

Le principe de ces fameux livrets était de déposer un peu d’argent à la banque, ne pas y toucher et à la fin de la période définie, l’on pouvait récupérer non seulement son argent, mais également les intérêts que l’on avait gagnés. On repartait donc avec une somme légèrement supérieure que celle que l’on avait investie : nous avions fait fructifier notre dépôt.

Le principe est à peu près pareil, si ce n’est que grâce à ses outils, vous récupérerez plus que 3% du montant investi et qu’il ne vous faudra pas attendre un an pour recevoir vos retours sur investissement.

Perdre et gagner du temps.

D’ailleurs, détruisons quelques mythes et légendes au passage… Avez-vous remarqué l’emploi des guillemets quand je parle de gagner ou perdre du temps ?

Ce n’est pas mon correcteur orthographique qui fait des siennes, c’est simplement qu’il vous est impossible de gagner ou de perdre du temps. Le temps est quelque chose qui échappe à votre contrôle :

  • Que vous soyez assis, à ne rien faire, ou de courir un marathon, une minute vaudra toujours 60 secondes.
  • Que le temps vous semble s’écouler rapidement ou que celui-ci semble long une heure vaudra toujours 60 minutes.
  • Que vous crouliez sous le travail ou que vous ne faites rien de la journée, celle-ci sera toujours de 24 heures.

Quoi que vous fassiez ou ne fassiez pas, le temps s’égrène de la même façon. Ce n’est pas lui qui change, c’est simplement notre perception.  C’est ce qu’Albert Einstein appelait la relativité :

« Placez votre main sur un poêle une minute et ça vous semble durer une heure. Asseyez-vous auprès d’une jolie fille une heure et ça vous semble durer une minute. C’est ça la relativité. »

Le Mindset !

Comme le disait ma formatrice (Coucou Nathalie) lors de ma formation en coaching : « il faut voir votre coaché comme un champion ! ».

Elle ne faisait absolument pas référence au film de Jacques Villeret, celui où l’on doit inviter un inconnu, un mercredi soir à manger avec nos amis afin que celui-ci nous parle de ses passions.

Ce que Nathalie voulait nous dire, c’est que nous devons penser, être intimement convaincus, que notre coaché (personne venant requérir un coaching) est un athlète olympique. Que rien ne lui est impossible, qu’il est un surhomme.

Je vais vous demander de faire la même chose, mais vis-à-vis de vous !

Si chaque matin, vous vous levez en vous  disant :

  • « Aujourd’hui, je ne vais jamais y arriver »,
  • « Je ne suis rien, je ne vaux rien »,
  • « Encore une journée passée a échoué dans tout ce que je fais »…

Je peux vous assurer que n’étant pas un menteur, à la fin de la journée, vos suppositions se vérifieront. Peut-on parler de supposition ?

Ce mot est-il le plus adéquat ?

Il est vrai que tant que cela n’est pas vérifié, intellectuellement, on ne peut utiliser que ce mot. Cependant, si l’on regarde au ressenti, quand quelqu’un se dit cela, au fond de lui, on entend une petite porcelaine se briser.

Cette porcelaine, ce sont ses espoirs, ses rêves, son amour de soi. Dès lors que la porcelaine est fendue, nous ne parlerons plus de supposition, puisque le mal est fait.

Nous parlerons de vérités, de croyances. Pour faire simple, si l’on croit suffisamment en quelque chose cela devient réel, cela devient un fait, cela devient une règle de vie.

Règle à laquelle il nous sera facile de nous conforter.

Si le sujet vous intéresse, je ne peux que vous renvoyer vers cet article : Les croyances limitantes.

Il va donc falloir s’autoriser plusieurs choses en tant que champion :

  • On a le droit de réussir : octroyez-vous la permission de réussir ce que vous entreprenez. Vous allez réussir.
  • On a le droit de ne pas tout réussir : le plus important est d’aller de l’avant, d’avancer dans votre projet. Soyez bien plus heureux de vos victoires que malheureux de vos échecs.
  • Le droit de croire en soi et en ce que l’on fait : Vous en êtes capable et ce que vous réalisez en ce moment est important.
  • À comprendre que les absolus (tout, toujours, jamais, rien, tout le monde, personne…) sont des menteurs : aucun de ces mots ne représente la vérité, votre vérité.
  • À essayer : ce n’est qu’après l’analyse rigoureuse de quelque chose qui s’est produit que l’on pourra décider, si réellement
    • c’était possible
    • c’était quelque chose de positif
  • À l’empirisme : Apprendre de son expérience afin de tendre vers la réussite. Chaque réussite fut construite grâce à des échecs consécutifs.

En vous permettant ces différentes choses, vous créerez de nouvelles croyances, de nouvelles vérités qui vous aideront dans chacun de vos projets.

Cependant, comprenez que vous ne changerez pas vos vilaines habitudes en deux heures. Ce n’est que par la répétition journalière que vous transformerez cela en habitude. Il y a un temps de gestation nécessaire. (Lire l’article : Nul n’est censé ignorer la loi

La " ToDo List "

Alors, est-il prêt mon champion ?

On passe aux choses sérieuses maintenant !

On crée la liste des mots clefs :

J’ai chez moi un outil merveilleux, un tableau blanc sur lequel pendent de très grandes feuilles.

Avant de commencer ma journée, je lui fais face et note à la manière d’un brainstorming tous mes objectifs, toutes mes tâches de la journée, sous forme de liste, sous forme de nuage de mot, l’important étant de mettre un mot clef qui me rappelle à cette tâche.

Cela fonctionne à merveille aussi sur une feuille de papier A4, ne voyez pas le tableau comme une contrainte absolue 😉

Il peut être plus simple, à un moment du processus d’écrire vos mots clefs sur des Postits. Afin de pouvoir les coller et les décoller afin d’organiser au mieux votre «Todo List».

On va thématiser :

Ensuite, il est possible que certaines de ces tâches se rapportent au même sujet. L’on va donc les trier par catégorie.

Par exemple, faire les courses, nettoyer l’appartement, mettre la table et préparer le repas sont des tâches liées à un même thème : « Nos amis viennent manger ce soir ».

Nous nous retrouvons ainsi avec une hiérarchie, reprenant Thèmes, sous-thèmes, tâches et sous-tâches.

Exemple :

  • Thème : Nos amis viennent manger ce soir
    • Sous-thème : Préparation Maison
      • Tâche : Nettoyer
        • Sous-tâche : Salon
        • Sous-tâche : Salle à manger
        • Sous-tâche : Vaisselle
      • Tâche : Ranger
        • Sous-tâche : Salon
        • Sous-tâche : Cuisine
      • Sous-thème : Préparer le repas
        • Tâche : Décider de la recette
        • Tâche : Faire les courses
        • Tâche : Cuisiner

Vous n’êtes pas obligé de tout d’écrire aussi précisément, cependant :

  • Il ne sera pas étonnant que votre «Todo List» se précise au fur et à mesure
  • Plus vous serez précis, plus ce sera motivant dans la phase de réalisation. Simplement, car vous irez beaucoup plus souvent barrer les tâches accomplies.
  • Plus vous serez précis, plus il sera facile de vous organiser

Le tout est de trouver un bon équilibre.

On va ordonnancer :

Il est possible que dans les tâches, un ordre logique se dégage. Par exemple, je ne peux préparer le repas si je n’ai pas fait les courses, je ne peux aller faire les courses si je n’ai pas fait le plein d’essence, je ne peux pas faire le plein d’essence si je n’ai pas fait le virement du compte épargne vers le compte courant…

Pensez à vérifier les dépendances des unes par rapport aux autres et triez-les en conséquence dans chaque thème et sous thèmes.

On va estimer :

À ce stade, il est important d’estimer au mieux le temps nécessaire à l’exécution de la tâche. Une mauvaise estimation de la durée d’exécution peut foutre en l’air votre organisation. Prenons l’exemple, faire des courses pourrait se décomposer ainsi :

  • Aller au magasin : 20 minutes
  • Faire les courses : 45 minutes
  • Retourner à la maison : 20 minutes
  • Ranger les courses : 5 minutes

Temps total : 1h30

Mieux vaut prévoir trop de temps, que trop peu ! Soyez large.
Il vaut toujours mieux avoir trop d’avance qu’un peu de retard.

On va prioriser :

Pour prioriser, j’ai une petite méthode assez simple à mettre en place : on va scorer chacun des thèmes, des sous-thèmes et des tâches. Scorer veut dire que selon une grille de pondération (que je vous décris juste après), l’on va attribuer certains points à ces éléments.

Ma grille de pondération est la suivante :

  • Est-ce primordial : est-ce que cet élément, non réalisé, entravera la possibilité du thème à se réaliser ?
  • Est-ce urgent : est-ce que je suis tenu par un horaire (une deadline) ?
    (un rapport à remettre avant la réunion; les magasins ferment à 18h00)
  • Puis-je déléguer?

Est-ce primordial ?

Je lui donne une note d’importance sur 5 :

  • Transférer l’argent pour le plein d’essence et les courses (5/5)
  • Faire le plein d’essence (4/5).
  • Faire les courses (3/5).
  • Faire à manger (2/5)
  • Ouvrir la porte à mes amis (5/5)

Est-ce urgent ?

Je lui donne une note d’importance sur 5 :
Il est 15h30, ils arrivent à 18h30 et l’on mange à 20h00

  • Temps de préparation du plat 2h : Deadline : 20h00 – 02h00 : 18h00 (2/5)
  • Faire les courses me prendra au moins 1h30 entre les trajets et les achats : Deadline : les magasins ferment à 18h00 – 01h30 = 16h30 (3/5)
  • Ouvrir la porte à mes amis : Deadline : 18h30 (1/5)
  • Transférer de l’argent avant d’aller faire les courses. Deadline : Cela me prend 2 minutes 16h30 – 00 :02 = 16h28 (4/5)
  • Faire le plein d’essence avant d’aller faire les courses : Deadline : cela me prendra 20 minutes donc 16h30 – 00 :20 = 16h10 (5/5)

Est-ce que je peux déléguer ?

Je lui donne une note de faisabilité sur 5.

  • Préparer le repas : oui, je peux commander, acheter au traiteur ou demander à ma chérie (5/5)
  • Recevoir mes amis : même si je suis occupé à la cuisine ou encore dans les magasins, ma chérie peut les recevoir. (4/5)
  • Faire les courses : je peux le demander à ma chérie, mais elle est fort occupée. Cependant, je peux demander aux amis de revenir avec un dessert. Ainsi je ne fais qu’un magasin. (3/5)
  • Faire le plein d’essence : Ce n’est pas logique de demander à quelqu’un de faire le plein d’essence de me rapporter la voiture pour ensuite faire les courses. Autant tout faire en une seule étape. (2/5)
  • Transférer de l’argent sur mon compte : c’est impossible, il n’y a que moi qui connais mes identifiants. (1/5)

Ensuite, je calcule :

Importance * Urgence – la délégation

Faire le plein d’essence : 4 * 5 – 2 = 18
Faire le virement : 5 * 4 – 1 = 19
Faire les courses : 3 * 3 – 3 = 6
Préparer le repas :  2 * 2 – 5 = -1
Recevoir mes amis : 5  * 1 – 1 = 4

Grâce à cela j’ai pu définir 2 types de tâches :

  1. Les tâches alpha (à haute importance)
  2. Les tâches secondaires

Dans nos tâches alpha, l’on retrouvera les tâches à faire en priorité, dans notre exemple, nous retrouvons :

  • Faire le virement
  • Faire le plein d’essence
  • Faire les courses

Les tâches secondaires sont les tâches que l’on peut déléguer. Ce sont des tâches pas forcément moins importantes, disons que l’on peut facilement trouver une autre solution en cas de non-exécution.

Rappelons que ce qui peut être défini comme important sont les tâches qui assurent la bonne réalisation d’un thème ou d’un sous thème : Je ne peux pas préparer le repas sans avoir faire les courses, faire les courses est donc important.

Quant à ce qui peut être défini comme urgent, ce sont les tâches pour lesquels une deadline est à respecter et plus celle-ci sera proche, plus la tâche sera urgente.

Dans la méthode d’Eisenhower, l’on nous conseille ceci :

  • Les tâches importantes et urgentes seront à traiter prioritairement,
  • Les éléments importants, mais non urgents devront être planifiés,
  • Les besognes non importantes, mais urgentesqui devront être traitées immédiatement ou déléguées,
  • Le labeur non important et non urgent dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.

J’ai pris l’exemple d’un repas entre amis, mais cette méthode s’applique pour la gestion de n’importe quel projet. De votre ménage à la gestion marketing d’un lancement de produit.

On va se motiver :

Vous verrez que la plus belle motivation dans cette «Todo List» est de voir peu à peu les lignes de tâches disparaitre sous les ratures de votre crayon, impatient d’en venir à bout. Pour votre morale, on va donc, si le score d’importance est plus ou moins de mêmes niveaux, s’occuper des tâches qui vont vite et dont on peut rapidement se débarrasser.

Ainsi vous pourrez rapidement barrer et diminuer le nombre de tâches à réaliser.

Vous pouvez également faire une tâche qui vous plaît et alterner successivement avec des tâches moins gaies.

Cela vous motivera à continuer.

Gardez en tête que vos tâches alpha doivent rester une priorité…

Pomodoro.

Votre « petite » liste est prête !
Il ne vous reste plus qu’à vous mettre au travail…

Pour cela, je vous conseille la méthode pomodoro.

Cette méthode permet de se concentrer sur une tâche bien précise, et ce, sans se laisser polluer par les évènements extérieurs. Elle permet donc d’éviter la procrastination et de vous focaliser sur votre travail.

Le fondement de cette méthode est que quelqu’un qui essaye de rester concentré trop longtemps sur une tâche aura beaucoup de mal à être productif. Il est conseillé de s’octroyer des périodes de travail et de pause.

La mise en place de cette méthode ne demande que deux choses :

  • Un minuteur
  • Une autodiscipline exemplaire !

Comment la mettre en place ?

Cette technique possède une partie préparatoire et une partie cyclique :

Partie préparatoire :

  • Préparer sa «Todo List»
  • Préparer son environnement

Partie cyclique :

  • Réglez votre minuteur sur 25 minutes
  • Pendant 25 minutes, concentrez-vous sur un point de votre «Todo List» et travaillez à sa réalisation.
  • Une fois les 25 minutes passées, octroyez-vous une pause de 5 minutes (pensez au minuteur)
  • On recommence pour une période de 25 minutes et ainsi de suite…
  • Toutes les 4 sessions, prenez une pause de 25 minutes.

Cela se présente donc comme ceci :

  • «Todo List»
  • Bannir les distractions
  • Au travail
    1. 25 minutes : Travail intensif
    2. 5 minutes : pause
    3. 25 minutes : Travail intensif
    4. 5 minutes : pause
    5. 25 minutes : Travail intensif
    6. 5 minutes : pause
    7. 25 minutes : Travail intensif
  • 25 minutes : pause
    1. 25 minutes : Travail intensif
    2. 5 minutes : pause

La «Todo List» :

Si vous ne savez toujours pas comment rédiger votre «Todo List», vous devriez peut-être relire le début de l’article…

À mon avis, il y a des pages que vous avez dû oublier de lire. Trêve de plaisanterie, la seule chose à tenir en tête lors de la rédaction de votre «Todo List», ce sont ces périodes de 25 minutes.

Essayez de partitionner celle-ci en période de 25 minutes, simplement.

Bannir les distractions :

Lorsque je demande de préparer son environnement, je vous incite à chasser toutes les sources de distraction possible :

  • On met son téléphone en silencieux,
  • On coupe la télé, la radio,
  • On enferme les enfants ou le mari à la cave (bâillonné et attaché si l’isolation sonore n’est pas top),
  • On s’enferme dans sa pièce de travail…

Bon, j’exagère peut-être un peu, mais vous aurez compris l’idée, coupez au moins votre GSM et la télé 😉

Travail intensif :

Lorsque je vous parle de travail intensif, il ne s’agit pas de soulever des montagnes.

Mais de focaliser votre attention et vos intentions sur une tâche bien précise.
De consacrer l’ensemble de vos ressources pour une tâche unique.

  • Si l’on tente de vous distraire de cette tâche, malgré les précautions prises au point 2, apprenez à dire NON (lire l’article : « Comment dire NON ? »).
  • Si une idée vous obsède sur un autre sujet que celui qui vous occupe, le meilleur moyen est encore de la noter sur un post-it. Ainsi vous ne l’oublierez pas et elle n’encombrera plus votre esprit.

Pauses de 5 minutes :

C’est très important de respecter cette pause. Elle permet de recharger vos batteries (autant éviter l’épuisement), elle permettra d’assimiler beaucoup plus facilement les informations, mais également de changer d’énergie.

Quand je dis une pause, je parle de vraie pause… Si vous travaillez sur votre ordinateur, QUITTEZ-LE SUR LE CHAMP quand le minuteur sonne.

Levez-vous, marchez un peu, servez-vous un verre d’eau, mangez un petit biscuit, prenez l’air, fumez une petite… truite (la consommation abusive de tabac et d’alcool est nocive pour la santé) …

Bref changer d’air, de position, de pensée ! Ces 5 minutes ne sont pas destinées à lire ou répondre à vos mails.

On fait le point… :

Entre deux périodes de travail, après la pause, commencez par vous retourner sur votre «Todo List» afin de barrer ce qui a été réalisé.

Faire cela juste avant de reprendre une période de travail va vous motiver et vous préparer au mieux pour la période de travail suivante.

Pauses de 25 minutes :

La même, mais 5 fois plus longue.
Le temps, peut-être, d’une balade, d’un sandwich, de descendre une gamelle d’eau à son mari à la cave…

L’important est de quitter ce bureau, ces énergies et lâcher prise.

Les outils pour s'organiser.

Aujourd’hui, l’informatique peut vous aider à vous organiser. De merveilleux outils sont à votre disposition et souvent gratuitement. Alors, pourquoi s’en priver ?

Un calendrier : Google Calendar.

Un must Have !!! Je ne comprends pas comment certains entrepreneurs font encore sans ce merveilleux Calendrier. Il est gratuit, puissant, facilement intégrable un peu partout (logiciel de prise de rendez-vous, votre site internet, sur votre GSM …), facilement partageable. Il vous suffit de créer une adresse mail sur Gmail pour en bénéficier gratuitement sans aucune restriction. Vous pourrez créer plusieurs calendriers, importer celui de vos collègues, faire des impressions ou des exportations si le cœur vous en dit.

Un dashBoard : Lino-it.

Besoin d’utiliser beaucoup de Postits ? Linoit est là pour vous aider à ne rien oublier. Plusieurs Postits de plusieurs couleurs, sur plusieurs tableaux de liège si on le souhaite. Créer un tableau par thématique ou par équipe, libre à vous, c’est gratuit et disponible sur pc et sur GSM.

Postit, mais également vidéo, Photo, Fichiers … à découvrir d’urgence.

Un logiciel de prise de note : Evernote, mon préféré.

Il existe pléthore de logiciel de note, de mémo, mais si je ne devais en garder qu’un seul cela serait Evernote.

Pourquoi ? Simplement, car il permet de garder une trace de tout ce qui vous passe en tête facilement et d’organiser vos différentes notes rapidement sous certaines thématiques.

Son outil de recherches est prodigieux et pour peu que vous ne l’utilisiez que sur deux appareils, il est gratuit. Il est possible de l’utiliser sur pc, mac, GSM et tablette. Certains addons permettent de capturer rapidement des pages web et de les lui transmettre pour documentation ou pour les lire plus tard.

Un logiciel de gestion de projet : Asana.

Asana est très utile dans la gestion de projet d’équipe, mais également personnel.

Il permet de planifier les différentes étapes d’un projet et d’assigner les tâches aux différents membres de votre équipe.

Il permet la gestion du temps, des objectifs personnels. Il intègre également un système de communication.

Principalement orienté pour le travail en équipe, il peut cependant aider une personne seule à organiser ses différentes tâches très facilement.

Un logiciel de liste et de rappel : Google Keep.

Notez rapidement ce qui vous passe par la tête, et recevez un rappel au moment ou à l’endroit de votre choix. Enregistrez un mémo vocal où que vous soyez pour qu’il soit automatiquement transcrit. Prenez des photos d’une affiche, d’un reçu ou d’un document, et organisez-les facilement ou retrouvez-les plus tard à l’aide d’une simple recherche.

Google Keep vous permet de noter une idée ou de dresser une liste, puis de la partager facilement avec vos proches.

Soyez à votre écoute !

Certains ont besoin de silence absolu, d’autres ont besoin de musique.

Pourquoi ? Pour la même raison que certains boiront du thé et d’autres du café.

Nous sommes tous différents et il est important de ne pas prendre pour vérité absolue ce que vous venez de lire. Ce ne sont, que des pistes, ce n’est qu’une méthode, que vous devrez adapter à vos besoins, à vos attentes et vos capacités.

L’important, c’est de se trouver, de trouver votre méthode, votre équilibre. Celle qui fera de vous un travailleur organisé et libre, en écoutant vos propres ressentis et en mettant en place votre propre rythme.

Une chose importante également c’est de connaître vos heures de prédilection, vos heures de rendement maximal. Je ne crois pas en l’adage qui dit que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. Pour moi, nous possédons chacun un rythme qui nous est propre.

Au cours de la journée, nous avons tous un segment d’heure où nous sommes plus facilement productifs et un autre ou nous sommes juste des moules 🤪.

Par exemple pour tout ce qui est créatif, j’ai beaucoup plus facile en soirée.

Apprenez à connaître également vos moments de la journée.

N’hésitez pas à me dire en commentaire si vous connaissiez déjà ces astuces et ce qu’elles vous ont permis de réaliser. Si vous souhaitez un coup de main pour trouver votre méthode, vos outils, n’hésitez pas à prendre un rendez-vous.

J’espère que cet article vous aura plu, n’hésitez pas à me donner votre avis en commentaire.
Belle journée, et quoi que vous fassiez : Faites le bien.

Van Bunderen Olivier.

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